Le livre de société au Québec : contenu obligatoire et bonnes pratiques

Le livre de société, parfois appelé registre corporatif, est un outil juridique et administratif essentiel à la vie d'une société par actions. Prévu par la Loi sur les sociétés par actions (LSA), ce registre doit être tenu à jour par les sociétés constituées au Québec ou extraprovincialement enregistrées.

1. Qu'est-ce que le livre de société ?

Il s'agit d'un recueil de documents juridiques fondamentaux qui permettent de retracer l'historique, la structure et les décisions importantes de la société. Le livre doit être conservé au siège social de la compagnie ou à tout autre endroit désigné au Québec.

2. Contenu obligatoire selon la LSA

Le livre de société doit contenir notamment :

• Les statuts constitutifs

• Les règlements administratifs

• Les conventions entre actionnaires (s’il y a lieu)

• Les procès-verbaux des assemblées d’actionnaires et des administrateurs

• Le registre des administrateurs

• Le registre des actionnaires

• Le registre des valeurs mobilières (actions émises, transferts, etc.)

• Les déclarations annuelles et certificats de modification

3. Bonnes pratiques de tenue du livre de société

• Tenue régulière : ne pas attendre les années pour le mettre à jour

• Organisation logique : index, onglets, numérotation chronologique

• Format numérique autorisé : un livre électronique est permis, pourvu qu’il soit accessible et sécurisé

• Contrôle d’accès : certaines sections doivent rester confidentielles (ex. : conventions internes)

4. Sanctions en cas de défaut

Une tenue inadéquate du livre peut entraîner :

• Des difficultés lors de vérifications fiscales

• Un blocage lors de ventes d’actions ou de la vente de l’entreprise

• Un refus de financement par les banques ou investisseurs

• Des sanctions en cas de litige entre actionnaires (ex. : perte de preuves, présomptions défavorables)

5. Recommandation

Faites vérifier périodiquement votre livre de société par un avocat ou un notaire. En tant que praticien, je vous accompagne dans la mise en place, la mise à jour et la validation conforme de votre registre corporatif.